Компания неделями готовит коммерческое предложение, считает маржу, собирает команду. А потом заявку отклоняют, потому что на учредительных документах нет нужной отметки. Обидно, и случается это чаще, чем принято думать. Разберёмся, как этого избежать.
Бюро переводов — это гарантия качества и надежности. В нашем Бюро переводов все проекты проходят многоступенчатый контроль качества: редакторскую вычитку и стилистическую корректуру. В Бюро переводов над заказами работают только профессиональные переводчики с профильной специализацией. Ваш заказ в нашем Бюро переводов никогда не передадут студенту-практиканту — мы понимаем, насколько важно сохранить ваш имидж перед партнерами.
Зачем тендерной комиссии ваши печати
Иностранный заказчик не может проверить, подлинна ли выписка из реестра или доверенность от российского нотариуса. Поэтому он требует подтверждение, что документ выдан настоящим органом и подписан настоящим должностным лицом. Именно это и делает легализация документов для участия в международном тендере.
Обычно в пакет входят устав, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельства о регистрации, доверенность на подписанта, финансовая отчётность и рекомендательные письма. Требования зависят от страны и конкретных условий тендера, их нужно читать до последней сноски.
Апостиль или консульская легализация
Всё определяет страна заказчика. Если она участвует в Гаагской конвенции 1961 года, достаточно апостиля. Россия присоединилась к конвенции в 1992 году. Для государств, которые в ней не состоят, нужна консульская легализация. С некоторыми странами, например входящими в СНГ, действуют договоры о правовой помощи, и документы могут принимать без всяких отметок.
Список участников конвенции периодически расширяется, поэтому справочник двухлетней давности лучше не использовать. Страну проверяйте в день подачи документов в работу.
Порядок действий
- Подготовьте оригиналы или нотариальные копии документов.
- Поставьте апостиль. На нотариальные копии его ставит территориальное управление Минюста, на остальные документы свой компетентный орган.
- Для стран вне конвенции пройдите цепочку: нотариус, Минюст, МИД России, консульство страны заказчика.
- Закажите перевод документов для тендера и заверьте подпись переводчика у нотариуса.
Последовательность важна. Если перепутать шаги, документы придётся оформлять заново, а у тендера жёсткий дедлайн.
Где обычно ошибаются
Из практики запомнился случай. Компания собиралась поставлять оборудование за рубеж, нотариус заверил все копии, перевод был готов. Только апостиль на копиях не поставили, решив, что печати нотариуса хватит. Комиссия вернула пакет, а до окончания приёма заявок оставалось шесть дней.
Вторая частая проблема связана с переводом. Если имена, названия должностей и реквизиты в разных документах написаны по-разному, к вам появятся вопросы. Поэтому лучше сразу доверить работу профессиональному бюро переводов в Москве, где ведут единый глоссарий и знают, как оформляется перевод под апостиль.
Как сэкономить время
Сроки складываются из нескольких этапов: апостиль занимает от нескольких дней, консульская легализация может растянуться на недели. Поэтому начинайте с первого дня, а не за неделю до подачи. Лучше сразу передать задачу специалистам, которые ведут легализацию тендерных документов комплексно: проверят список, оформят апостиль или консульскую цепочку и подготовят перевод.
Вопросы и ответы
Что делать сначала: переводить документ или ставить апостиль?
Обычно сначала апостилируют оригинал или нотариальную копию, затем переводят документ вместе с отметкой. Перевод заверяет нотариус. Но у отдельных заказчиков бывают свои требования, их стоит уточнить заранее.
Чем консульская легализация отличается от апостиля?
Апостиль это одна отметка, которую ставит российский орган. Консульская легализация предполагает несколько инстанций и завершается в консульстве иностранного государства. Она дольше и дороже, поэтому нужна только для стран вне Гаагской конвенции.
Можно ли успеть, если до подачи заявки осталась неделя?
Иногда да, особенно если нужен апостиль и пакет небольшой. С консульской легализацией такие сроки рискованны. Чем раньше вы передадите документы, тем меньше шансов, что заявку отклонят по формальной причине.
Евгения Игоревна Соколова — выпускница МГЛУ, эксперт по апостилю и срочному нотариальному переводу. Специализируется на легализации документов для Японии и стран ЕС, а также на аудите переводов финансовой и учредительной документации. Подробнее об авторе.
